CRM 数据清理步骤
在我们开始之前，这里是全面数据清理过程中涉及的所有任务的摘要：
- 从联系人列表中删除不正确的数据
- 在联系人记录中实施标准化格式
- 修复任何语法或拼写错误
- 识别重复的联系人
- 删除重复属性
- 优化属性字段
- 合并记录
- 向空白字段添加补充数据
一开始这看起来似乎很繁重，但随着时间的推移会变得容易得多。对于大多数数据库来说，第一次清理通常是最困难的，而每次后续清理都会变得更快、更轻松。
现在让我们详细了解这个过程：
步骤 1：评估数据
任何标准流程的第一步都是全面评估您的数据。它是最新的吗？它是全部必要的吗？
也许您在设置数据库时创建了太多字段 – 您仍然需要它们吗？，可以使用其他字段来添加更多数据。
这是重新评估您将来想要收集哪些信息以及应该删除哪些数据的理想时机。
第 2 步：确定您要保留的联系数据
一些 CRM 和电子邮件营销应用程序会根据联系人数量向您收费。删除参与度最低的联系人，将这些费用降至最低。
首先，确定将联系人保留在数据库中所需的最低参与度。检查营销电子邮件打开次数和最近转化日期等属性。确定最低参与度后，使用删除工具批量删除不再需要的任何记录。
清除不再需要的联系人后，删除以下内容：
- 重复的联系人
- 退回的电子邮件地址
- 取消订阅的联系人
检查您的 CRM 中是否有任何有用的工具可以帮助您。例如，HubSpot 有一个重复数据删除管理工具，可以识别要删除的联系人。
步骤 3：检查自动数据清理工具
除了步骤 2 中提到的重复删除工具之外，许多 CRM 还具有其他集成功能，可帮助您自动清理数据，而无需手动查看记录。
通常可以自动修复的常见接触属性包括：
- 名称格式
- 地址和电话号码格式
- 大写
- 缩写格式（AAA、AAA、AAA）
- 电子邮件格式（小写与大写）
- 国家、州、城市格式（拼写与缩写）
- 邮政编码格式
接下来，决定是否要实施任何新的数据输入最佳实践。如果您反复看到相同的常见数据错误，这将很有帮助。优化输入联系人数据的方式有助于创建一致的记录条目，并减少未来数据清理所需的工作量。
步骤 4：手动审核问题条目
有些业务可能需要手动审查数据库。
在此手动过程中要查找的项目包括：
- 多个公司分支机构（为每个分支机塞浦路斯电话号码资源 构创建不同的联系人，而不是为整个组织设置一个联系人）
- 解决邮件无法送达时的格式错误
- 业务联系与个人联系（如有必要可分开）
- 分割校正（如果需要）
- 虚假或不正确的信息（例如 [email protected]）
根据数据的健康状况，手动数据输入和审查可能会花费最多的时间。值得庆幸的是，您的整个数据库会随着每次后续清理而得到改善，并且需要更少的时间和精力来维护。
步骤 5：实施命名约定
您可能希望在初始 CRM 清理期间设置新的命名约定标准并实施新规则。
命名约定标准至关重要，因为它们使您的数字资产、登录页面、网站模板和其他内容资产易于访问。
以下是您可以使用的公式及其实际示例：
类别 – 类别内的子类型 – 描述或名称
优惠 – 电子书 PDF – CRM 数据清理
随着数据库的增长，标准化命名约定将变得更加重要。此外，格式正确的文件名可以提供有关文件的更多信息。
例如，“优惠 – 电子书 PDF – CRM 数据清理” 15 大基于账户的营销 比“CRM 清理 3”等提供更多有关文件的信息。
步骤 6：设置工作流警报
一些 CRM 提供工作流警报工具，可让您向系统 无限销售 添加通知。例如，当触发特定工作流规则时，系统会向相关人员发送消息以采取行动。
您可以设置工作流警报来发送电子邮件、创建新记录和管理电子邮件列表订阅。如果使用得当，工作流警报可让您的数据库保持最新和准确。
步骤 7：制定清理计划（并坚持执行！）
第一次完成此过程后，您可以决定安排每周、每月或每季度的审查和维护。
你做的越多，将来需要做的工作就越少。所以要明智地选择！